Polo Digital

Guia Officeless
Aprenda como organizar sua rotina para trabalhar remotamente com produtividade.

Introdução

O trabalho remoto não é a solução para essa crise, mas pode despertar a noção que, conectados em rede, temos capacidade de realizar nosso trabalho de forma profissional sem sair de casa. 

Nesse guia você vai aprender as práticas mais recomendadas para trabalhar em equipe de forma distribuída, em uma situação de emergência.

Não adianta apenas mandar as pessoas para casa e instalar aplicativos de troca de mensagens e chamadas por vídeo. Se adotar o trabalho remoto em condições normais já é desafiador, fazer isso do dia para noite diante pode se tornar estressante.

O que evitar nesse momento

As soluções mais simples e intuitivas nem sempre serão o melhor caminho. Antes de saber o que fazer, é importante saber também o que você e sua equipe devem evitar.

1 - Não introduza muitas ferramentas ao mesmo tempo

Aplicativos e serviços web possuem uma curva de aprendizado. Quanto mais ferramentas as pessoas precisarem utilizar nesse momento, maior será a complexidade para lidar. Comece pelo básico.

2 - Cuidado ao adotar o WhatsApp como central de comunicação

É bem provável que essa seja a primeira iniciativa da sua equipe: criar um grupo e centralizar a comunicação no WhatsApp. Pode parecer contraintuitivo mas a ferramenta estimula o imediatismo. E o imediatismo gera ansiedade. No WhatsApp a informação fica desorganizada e pouco acessível no futuro.

Para criar um histórico de conversas organizadas por assuntos é preciso investir na comunicação por texto e assíncrona.

3 - Evite medir o sucesso do trabalho em horas

Saber quantas horas cada um passou sentado em frente ao computador diz muito pouco sobre o que precisamos resolver para chegar do outro lado. Um time remoto precisa trabalhar por objetivos compartilhados e alinhamento de expectativas. Acompanhar o progresso do que estamos fazendo é o que realmente vai importar no final do dia.

4 - Não queira controlar a todo momento se as pessoas estão online

A confiança precisa ser a base da relação entre a equipe. Precisamos criar processos para ver o progresso do trabalho, e não as pessoas. A sensação de estar sendo vigiado cria um ambiente de insegurança.

5 - Não dependa de reuniões e videoconferências para saber o que precisa ser feito

Reuniões têm sua importância, mas podem se tornar uma pedra no sapato, principalmente quando não possuem um objetivo claro. É essencial garantir que as pessoas têm o que precisam para realizar o trabalho sem precisar ficar acionando umas às outras a todo momento.

6 - Acabe com a sobrecarga de informação

A comunicação já é um dos maiores problemas das organizações, e agora, pode vir a se tornar uma grande dor de cabeça. Ao adotar o trabalho remoto, a sensação das pessoas de estar perdendo alguma informação se intensifica.
Uma boa maneira de lidar com isso é diminuir a complexidade da comunicação, estruturando por projetos ou áreas e assim, ter equipes menores, com mais agilidade, flexibilidade e autonomia.

7 - Tome cuidado com o senso de urgência desnecessário

O ASAP (“As Soon As Possible”, em português, “O mais cedo possível”) é um dos grandes responsáveis pelas interrupções diárias e perda de produtividade. 

Procure utilizar as ferramentas certas, que estimulem uma comunicação mais calma e certamente mais estruturada. Dessa forma, cada pessoa poderá contribuir à medida que também realizam o seu trabalho mais individual e focado.

Como criar seu escritório virtual básico

Lembre-se que resultados e entregas importam mais do que o horário ou local de trabalho. Crie processos que ajudarão a dar visibilidade ao progresso do trabalho. Você não precisa de muitas ferramentas para isso, mas vale o esforço de utilizar algumas que serão combinadas entre a equipe entendendo que existe um processo de adaptação.

1 - Configure o seu escritório virtual

O dia a dia de uma equipe distribuída acontece no escritório virtual — esse é o lugar onde as pessoas se cumprimentam, trocam informações e discutem sobre projetos.

Após escolher a ferramenta de comunicação, cada equipe deve pensar como serão criados os canais para projetos ou espaços de discussão, assim cada responsável por uma tarefa saberá onde falar sobre determinado assunto. 

Exemplos: AsanaSlack, MondayMicrosoft TeamsWorkplace.

2 - Defina a ferramenta de videoconferência

É aquela comunicação que ocorre exatamente ao mesmo tempo. Por exemplo, você realizou uma chamada para um colega e ele irá lhe responder no mesmo intervalo de tempo. Não há delay na comunicação.

Exemplos: ZoomHangoutsSkype.

3 - Defina a ferramenta de gestão de tarefas

Para acompanhar o andamento dos projetos é importante ter um espaço para organização das tarefas. Nesse espaço qualquer pessoa tem a visão do status das tarefas, responsáveis e prazos.

Exemplos: BasecampAsanaTrelloFlow.

4 - Defina a ferramenta de armazenamento de arquivos e documentos nas nuvens

Os conteúdos e materiais precisam estar disponíveis na nuvem de forma organizada e segura.

Exemplos: Google DriveDropboxiCloudOffice 365.

Vídeo conferências

Como foi dito, é preciso evitar a dependência de reuniões e videoconferências, em prol do foco e organização das informações.

Mas no dia a dia de trabalho essas serão as oportunidades de maior contato entre as pessoas. Combine encontros virtuais diários com a sua equipe de projeto, e checkpoints de alinhamento com outras equipes semanalmente pode ser uma boa prática.

Antes de começar a falar sobre o trabalho faça um “check-in”. Especialmente em situações como essa, será um momento importante de humanizar o contato da equipe dando a oportunidade para que cada um fale sobre como está se sentindo ou qualquer outro assunto pessoal.

— Essas perguntas vão te ajudar a se preparar para que as reuniões online tenham mais significado.
— Qual assunto será tratado?
— Existe alguma informação que pode ser enviada com antecedência?
— Os participantes precisam realizar alguma tarefa antes da videoconferência?
— Você se lembrou de marcar o dia e o horário em algum calendário compartilhado?
— O convite foi enviado para todos?
— O link da videoconferência está indicado no convite?

Defina uma ordem de quem vai falar primeiro e instrua a quem não estiver falando para sempre deixar o microfone no mudo. É importante também usar fones de ouvido e deixar sempre a câmera ligada.

Este guia está sob licença Creative Commons (CC BY), que permite a livre distribuição deste material, creditando ao Officeless a autoria do conteúdo.

Introdução

O trabalho remoto não é a solução para essa crise, mas pode despertar a noção que, conectados em rede, temos capacidade de realizar nosso trabalho de forma profissional sem sair de casa. 

Nesse guia você vai aprender as práticas mais recomendadas para trabalhar em equipe de forma distribuída, em uma situação de emergência.

Não adianta apenas mandar as pessoas para casa e instalar aplicativos de troca de mensagens e chamadas por vídeo. Se adotar o trabalho remoto em condições normais já é desafiador, fazer isso do dia para noite diante pode se tornar estressante.

O que evitar nesse momento

1 - Não introduza muitas ferramentas ao mesmo tempo

Aplicativos e serviços web possuem uma curva de aprendizado. Quanto mais ferramentas as pessoas precisarem utilizar nesse momento, maior será a complexidade para lidar. Comece pelo básico.

2 - Cuidado ao adotar o WhatsApp como central de comunicação

É bem provável que essa seja a primeira iniciativa da sua equipe: criar um grupo e centralizar a comunicação no WhatsApp. Pode parecer contraintuitivo mas a ferramenta estimula o imediatismo. E o imediatismo gera ansiedade. No WhatsApp a informação fica desorganizada e pouco acessível no futuro.

Para criar um histórico de conversas organizadas por assuntos é preciso investir na comunicação por texto e assíncrona.

3 - Evite medir o sucesso do trabalho em horas

Saber quantas horas cada um passou sentado em frente ao computador diz muito pouco sobre o que precisamos resolver para chegar do outro lado. Um time remoto precisa trabalhar por objetivos compartilhados e alinhamento de expectativas. Acompanhar o progresso do que estamos fazendo é o que realmente vai importar no final do dia.

4 - Não queira controlar a todo momento se as pessoas estão online

A confiança precisa ser a base da relação entre a equipe. Precisamos criar processos para ver o progresso do trabalho, e não as pessoas. A sensação de estar sendo vigiado cria um ambiente de insegurança.

5 - Não dependa de reuniões e videoconferências para saber o que precisa ser feito

Reuniões têm sua importância, mas podem se tornar uma pedra no sapato, principalmente quando não possuem um objetivo claro. É essencial garantir que as pessoas têm o que precisam para realizar o trabalho sem precisar ficar acionando umas às outras a todo momento.

6 - Acabe com a sobrecarga de informação

A comunicação já é um dos maiores problemas das organizações, e agora, pode vir a se tornar uma grande dor de cabeça. Ao adotar o trabalho remoto, a sensação das pessoas de estar perdendo alguma informação se intensifica.
Uma boa maneira de lidar com isso é diminuir a complexidade da comunicação, estruturando por projetos ou áreas e assim, ter equipes menores, com mais agilidade, flexibilidade e autonomia.

7 - Tome cuidado com o senso de urgência desnecessário

O ASAP (“As Soon As Possible”, em português, “O mais cedo possível”) é um dos grandes responsáveis pelas interrupções diárias e perda de produtividade. 

Procure utilizar as ferramentas certas, que estimulem uma comunicação mais calma e certamente mais estruturada. Dessa forma, cada pessoa poderá contribuir à medida que também realizam o seu trabalho mais individual e focado.

Como criar seu escritório virtual básico

Lembre-se que resultados e entregas importam mais do que o horário ou local de trabalho. Crie processos que ajudarão a dar visibilidade ao progresso do trabalho. Você não precisa de muitas ferramentas para isso, mas vale o esforço de utilizar algumas que serão combinadas entre a equipe entendendo que existe um processo de adaptação.

1 - Configure o seu escritório virtual

O dia a dia de uma equipe distribuída acontece no escritório virtual — esse é o lugar onde as pessoas se cumprimentam, trocam informações e discutem sobre projetos.

Após escolher a ferramenta de comunicação, cada equipe deve pensar como serão criados os canais para projetos ou espaços de discussão, assim cada responsável por uma tarefa saberá onde falar sobre determinado assunto. 

Exemplos: AsanaSlack, MondayMicrosoft TeamsWorkplace.

2 - Defina a ferramenta de videoconferência

É aquela comunicação que ocorre exatamente ao mesmo tempo. Por exemplo, você realizou uma chamada para um colega e ele irá lhe responder no mesmo intervalo de tempo. Não há delay na comunicação.

Exemplos: ZoomHangoutsSkype.

3 - Defina a ferramenta de gestão de tarefas

Para acompanhar o andamento dos projetos é importante ter um espaço para organização das tarefas. Nesse espaço qualquer pessoa tem a visão do status das tarefas, responsáveis e prazos.

Exemplos: BasecampAsanaTrelloFlow.

4 - Defina a ferramenta de armazenamento de arquivos e documentos nas nuvens

Os conteúdos e materiais precisam estar disponíveis na nuvem de forma organizada e segura.

Exemplos: Google DriveDropboxiCloudOffice 365.

VÍDEO CONFERENCIAS

Como foi dito, é preciso evitar a dependência de reuniões e videoconferências, em prol do foco e organização das informações.

Mas no dia a dia de trabalho essas serão as oportunidades de maior contato entre as pessoas. Combine encontros virtuais diários com a sua equipe de projeto, e checkpoints de alinhamento com outras equipes semanalmente pode ser uma boa prática.

Antes de começar a falar sobre o trabalho faça um “check-in”. Especialmente em situações como essa, será um momento importante de humanizar o contato da equipe dando a oportunidade para que cada um fale sobre como está se sentindo ou qualquer outro assunto pessoal.

— Essas perguntas vão te ajudar a se preparar para que as reuniões online tenham mais significado.
— Qual assunto será tratado?
— Existe alguma informação que pode ser enviada com antecedência?
— Os participantes precisam realizar alguma tarefa antes da videoconferência?
— Você se lembrou de marcar o dia e o horário em algum calendário compartilhado?
— O convite foi enviado para todos?
— O link da videoconferência está indicado no convite?

Defina uma ordem de quem vai falar primeiro e instrua a quem não estiver falando para sempre deixar o microfone no mudo. É importante também usar fones de ouvido e deixar sempre a câmera ligada.

Este guia está sob licença Creative Commons (CC BY), que permite a livre distribuição deste material, creditando ao Officeless a autoria do conteúdo.